Un siège pivotant est un siège tournant, populaire dans de nombreux bureaux et lieux de travail. C'est aussi une façon de décrire les processus inefficaces et les possibilités d'automatisation sur le site le Gestion des Processus Métier (BPM). Dans ce bref article, nous verrons ce qu'est une chaise pivotante dans le contexte d'une entreprise.
Qu'est-ce qu'un processus de chaise pivotante ?
Un processus de chaise tournante décrit tout flux de travail ou tâche d'entreprise dans lequel vous devez saisir manuellement les mêmes données dans différents systèmes. L'élimination de l'activité "chaise tournante" de vos processus d'entreprise réduit le travail manuel, crée des gains d'efficacité et améliore l'excellence opérationnelle.
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La métaphore du siège pivotant vient du bureau, où l'on peut s'imaginer passer physiquement d'une activité à l'autre sur son siège pivotant en répétant des tâches manuelles. Une étude récente menée par Workfellow estime que 10 % du temps d'une équipe opérationnelle moyenne est consacré à des activités sur un siège pivotant.
Raisons d'être d'un siège pivotant
Les processus de siège pivotant sont assez courants sur le lieu de travail, mais ils peuvent être difficiles à mesurer. Ils impliquent généralement des flux de travail ou des systèmes informatiques hérités du passé qui nécessitent une grande quantité d'entrées de données ou de tâches manuelles.
Souvent, les activités de siège pivotant se forment au fil du temps lorsque les personnes mettent en œuvre davantage d'activités dans le cadre d'un flux de travail ou d'une mission. Il peut s'agir d'une pratique courante dans des domaines tels que l'établissement de rapports financiers ou le service à la clientèle, où il est nécessaire de basculer entre différents types d'applications commerciales pour accomplir des tâches répétitives. Par exemple, dans de nombreuses fonctions de services partagés, la tenue des dossiers des clients entre différents systèmes ERP et CRM peut nécessiter un copier-coller manuel lorsque les intégrations n'ont pas été réalisées entre les différents systèmes.
Pourquoi vous devriez supprimer la chaise pivotante de vos processus
- Éliminer l'erreur humaine - les activités liées à la chaise pivotante impliquent généralement un travail manuel de copier-coller où l'erreur humaine n'est pas rare.
- Accélérer les délais - l'activité du siège pivotant peut ralentir vos processus ou vos flux de travail si vous dépendez de l'intervention manuelle d'un employé.
- Réduire les coûts opérationnels - bien qu'il soit difficile de le mesurer, le coût du travail manuel et répétitif dans les activités liées aux sièges pivotants peut rapidement s'accumuler.
- Réingénierie des processus - les activités de la chaise tournante sont généralement de bons moyens d'améliorer l'excellence opérationnelle par une refonte plus large des processus inefficaces.
Fauteuil pivotant en automatisation / RPA
Les activités liées aux sièges pivotants dans les opérations commerciales sont souvent des domaines à fort potentiel pour les entreprises. Automatisation des processus par la robotique. Le principal cas d'utilisation est que les tâches manuelles répétitives qui impliquent des systèmes numériques peuvent être automatisées, soit par le biais d'intégrations directes entre différentes applications commerciales, soit par le biais de RPA bots qui effectuent des tâches numériques de manière plus efficace et plus précise que les humains.
Comment découvrir et supprimer l'activité des fauteuils pivotants ?
Pour de nombreuses entreprises, process discovery les exercices mettent en évidence les processus de la chaise tournante. De plus en plus, les entreprises compétitives optent pour le logiciel automatisé process mining qui identifie en permanence les processus inefficaces et les gaspillages dans les différentes tâches, processus et systèmes informatiques.
Prochaine étape : lire une méthode intelligente et sans effort pour analyser les processus des fauteuils pivotants. Lisez l'ebook Task Mining (OCTM).
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Processus pour les chaises pivotantes Q&R
Une interface de siège pivotant décrit un environnement de travail dans lequel un opérateur doit interagir avec plusieurs systèmes pour accomplir sa tâche. Il peut s'agir de saisir les mêmes données dans plusieurs systèmes, ou de récupérer et de recouper des informations entre différents systèmes. Le terme "chaise pivotante" est utilisé métaphoriquement pour décrire l'opérateur qui passe physiquement d'un système (ou d'un terminal informatique) à l'autre, bien qu'en réalité il s'agisse plus souvent de passer d'une application logicielle à l'autre sur la même machine. On l'observe souvent dans des domaines tels que le service à la clientèle, où un agent peut avoir besoin d'utiliser un système pour interagir avec le client et un autre système pour accéder aux détails de son compte.
L'intégration en chaise pivotante est un terme qui désigne une approche dans laquelle une personne intègre manuellement des données ou des processus entre deux ou plusieurs systèmes qui ne sont pas directement connectés. Il s'agit d'une forme d'intégration manuelle, qui se produit souvent parce que les systèmes concernés n'ont pas d'interface de programmation d'application (API) ou la capacité de communiquer directement entre eux. Au lieu de synchroniser automatiquement ces systèmes, les données doivent être exportées manuellement d'un système, converties dans un format approprié si nécessaire, puis importées dans un autre système. L'opérateur, par essence, devient le pont entre les systèmes.
Dans le contexte de l'automatisation, une "chaise pivotante" fait référence à un processus manuel dans lequel un opérateur humain doit interagir avec plusieurs systèmes afin d'accomplir une tâche. Cela peut souvent être fastidieux et prendre du temps, l'opérateur devant "pivoter" entre différents systèmes, saisir ou extraire des données, et essentiellement combler le fossé lorsque ces systèmes ne parviennent pas à communiquer directement les uns avec les autres. Cela conduit souvent à des processus inefficaces, peut introduire des erreurs et offre une opportunité importante d'automatisation pour améliorer à la fois la rapidité et la précision.
L'automatisation des processus peut effectivement éliminer les tâches liées à la chaise tournante en intégrant des systèmes distincts et en automatisant le transfert et la transformation des données. Il peut s'agir de créer des API pour permettre une communication directe entre les systèmes, d'utiliser Automatisation des processus par la robotique (RPA) pour imiter l'interaction humaine avec les systèmes et automatiser les tâches répétitives, ou d'employer des algorithmes d'apprentissage automatique plus complexes pour gérer des tâches plus sophistiquées. L'automatisation de ces processus permet non seulement de réduire les erreurs et d'accroître l'efficacité, mais aussi de libérer les travailleurs pour qu'ils se concentrent sur des tâches plus complexes et de plus grande valeur qui requièrent du jugement et de la créativité. Cette approche peut entraîner des gains de productivité et des économies considérables, et constitue un aspect essentiel des stratégies de transformation numérique dans de nombreuses organisations.
