Strumenti e tecnologie di automazione dei processi finanziari (2024)

Immaginate la fine del mese nel team finanziario, quando tutto va secondo i piani e l'automazione si occupa del lavoro manuale più ripetitivo. Niente notifiche urgenti su Slack, niente stress, solo processi fluidi. 😅

Nella maggior parte delle aziende la fine del mese non è così. Molti team finanziari sono oberati dal peso di aspettative crescenti e di flussi di lavoro, strumenti e processi inefficienti. Una recente ricerca di Workfellow ha rilevato che un dipendente medio di un dipartimento finanziario esegue più di 1000 copia-incolla alla settimana e spende il 50% del proprio tempo in attività ripetitive.

In risposta a questa sfida arriva in soccorso l'automazione dei processi finanziari. In questo articolo condivideremo le cose fondamentali che i responsabili finanziari devono sapere, compresi i vantaggi, le opportunità e le sfide dell'automazione in ambito finanziario.

Che cos'è l'automazione dei processi?

L'automazione dei processi è l'uso della tecnologia per automatizzare attività manuali o ripetitive al fine di aumentare l'efficienza e risparmiare tempo. Nella funzione finanziaria l'automazione dei processi porta a operazioni più snelle, a risparmi sui costi e a un migliore processo decisionale.

In parole povere, l'automazione dei processi finanziari consiste nell'eliminare gli sprechi di lavoro nei processi finanziari, ma cosa c'è di sbagliato nei processi finanziari?

Alcune delle sfide costantemente riconosciute includono:

Processi inefficienti. Molte attività finanziarie vengono ancora svolte manualmente, il che comporta enormi costi sommersi e difficoltà nel mantenere processi efficienti.

Troppo lavoro ripetitivo. Le operazioni finanziarie comprendono ancora molti compiti e processi ripetitivi. I team finanziari sprecano circa il 10% del loro tempo in processi di accesso e copia di informazioni da un sistema all'altro.

Approvazioni lente. Molti processi finanziari dipendono da interventi manuali, come le approvazioni dei manager, con conseguenti problemi di tempi di lavorazione e di rispetto delle scadenze.

Dati e reportistica inaffidabili. Quando gran parte del reporting finanziario avviene ancora in fogli di calcolo compilati con dati provenienti da sistemi di origine diversi.

Vantaggi dell'automazione dei processi finanziari

L'automazione offre numerosi vantaggi alle aziende e ai privati nella gestione delle attività finanziarie. Ecco alcuni dei principali motivi per cui l'automazione è essenziale nella finanza:

• Migliorare la velocità e l'efficienza. L'automazione snellisce e velocizza i vari processi finanziari, riducendo il tempo e lo sforzo necessari per completare le attività. Ciò consente alle aziende di operare in modo più efficiente e di allocare le risorse in modo più efficace.
• Migliorare l'accuratezza e i dettagli. L'automazione riduce la probabilità di errore umano nelle attività finanziarie, come l'inserimento dei dati, i calcoli e i rapporti. Questo porta a dati finanziari più accurati e a un migliore processo decisionale.
• Riduzione dei costi. Automatizzando le attività manuali e ripetitive, le aziende possono ridurre i costi di manodopera e minimizzare la necessità di personale aggiuntivo. L'automazione aiuta anche a ridurre il rischio di errori costosi, contribuendo ulteriormente al risparmio dei costi.
• Rapidità di scalabilità. I sistemi automatizzati sono in grado di gestire facilmente l'aumento dei carichi di lavoro in seguito alla crescita delle aziende, senza bisogno di personale aggiuntivo. Ciò consente alle aziende di scalare le proprie operazioni finanziarie in modo più efficace, per far fronte alla crescita e all'espansione.
• Risparmiare tempo. Automatizzando le attività finanziarie di routine, le aziende possono liberare i loro team finanziari per concentrarsi su attività più strategiche, come la pianificazione finanziaria, la gestione del rischio e lo sviluppo del business. Ciò contribuisce a promuovere l'innovazione e il vantaggio competitivo.

Quali sono i processi finanziari chiave che potete automatizzare?

Come regola generale, tutti i processi finanziari che richiedono un lavoro manuale e ripetitivo possono essere automatizzati. Tra gli esempi più significativi si possono citare i processi di gestione delle entrate e delle uscite, le riconciliazioni, le approvazioni delle spese, le buste paga, le previsioni finanziarie e la reportistica.

Ecco alcuni dei principali processi finanziari che possono essere automatizzati:

1. Contabilità fornitori (AP) e contabilità clienti (AR): L'automazione può semplificare l'elaborazione delle fatture, l'approvazione dei pagamenti e la gestione dei fornitori, riducendo l'inserimento manuale dei dati e migliorando la gestione del flusso di cassa. Può anche automatizzare la fatturazione dei clienti, l'elaborazione dei pagamenti e gli incassi, garantendo transazioni tempestive e accurate.
2. Riconciliazione bancaria: Gli strumenti di riconciliazione bancaria automatizzati possono far coincidere le transazioni registrate nel sistema contabile con quelle degli estratti conto bancari, riducendo in modo significativo il tempo e l'impegno necessari per questo compito. Questo aiuta anche a identificare più rapidamente discrepanze e potenziali frodi.
3. Gestione delle spese: L'automazione può aiutare le aziende a tracciare e gestire le spese dei dipendenti, come viaggi, pasti e forniture per ufficio. Utilizzando un software di gestione delle spese, le aziende possono automatizzare la creazione delle note spese, i flussi di lavoro di approvazione e i processi di rimborso.
4. Elaborazione delle buste paga: L'automatizzazione dell'elaborazione delle buste paga può aiutare le aziende a calcolare gli stipendi, le detrazioni e le imposte dei dipendenti in modo più preciso ed efficiente. Ciò include il monitoraggio delle ore di lavoro, la gestione delle richieste di ferie e la garanzia di conformità alle leggi locali sul lavoro e alle normative fiscali.
5. Reporting finanziario: Gli strumenti di reporting finanziario automatizzati possono generare rendiconti finanziari, report di bilancio e altri documenti finanziari con un intervento umano minimo. In questo modo le aziende risparmiano tempo, migliorano l'accuratezza e mantengono la coerenza del reporting.
6. Budgeting e previsioni: Gli strumenti di automazione possono aiutare le aziende a creare bilanci, tenere traccia delle spese e prevedere le entrate in modo più accurato, utilizzando dati storici e algoritmi avanzati. Ciò consente di migliorare la pianificazione finanziaria e il processo decisionale.
7. Conformità e gestione del rischio: L'automazione dei processi di conformità e gestione del rischio può aiutare le aziende a monitorare e affrontare i rischi potenziali, come le frodi e la non conformità alle normative. Ciò include l'automazione degli audit interni, il monitoraggio delle modifiche normative e la gestione della documentazione.

L'automazione dei processi finanziari chiave può migliorare significativamente l'efficienza, l'accuratezza e l'efficacia dei costi per le aziende. Sfruttando gli strumenti e le tecnologie di automazione, le aziende possono liberare i loro team finanziari per concentrarsi su attività più strategiche, con conseguente miglioramento delle prestazioni finanziarie e della crescita.

Strumenti di automazione dei processi finanziari da considerare

Sono disponibili numerose soluzioni software che consentono l'automazione dei processi finanziari, aiutando le aziende a snellire le loro operazioni e a migliorare l'efficienza. Ecco sei soluzioni software molto diffuse:

1. Spendesk: Spendesk è una soluzione software per la gestione delle spese che aiuta le aziende a controllare e monitorare le spese dei dipendenti. Offre funzionalità quali carte di pagamento virtuali e fisiche, analisi delle spese in tempo reale e politiche di spesa personalizzabili. La piattaforma semplifica i flussi di lavoro di approvazione delle spese, la gestione delle ricevute e la rendicontazione delle spese, snellendo l'intero processo di gestione delle spese.
2. Snowfox.ai: Snowfox.ai è un software di previsione finanziaria e budgeting alimentato dall'intelligenza artificiale che assiste le aziende nella creazione di piani finanziari basati sui dati. Analizzando i dati storici e utilizzando algoritmi di apprendimento automatico, fornisce previsioni accurate di entrate e uscite, aiutando le organizzazioni a prendere decisioni finanziarie informate e a migliorare i processi di budgeting.
3. Basware: Basware è una soluzione software completa per il procure-to-pay e la fatturazione elettronica che ottimizza i processi di approvvigionamento, contabilità e finanza. Offre funzionalità quali la gestione dei fornitori, l'e-procurement, l'automazione delle fatture e l'elaborazione dei pagamenti. La piattaforma aiuta le aziende a migliorare la visibilità delle operazioni finanziarie, consentendo di prendere decisioni migliori e di risparmiare sui costi.
4. SolveXia: SolveXia è un software per l'automazione dei processi aziendali e l'analisi dei dati che automatizza le attività manuali e ripetitive in ambito finanziario e in altri reparti. Offre funzioni quali la trasformazione dei dati, l'automazione dei flussi di lavoro e la creazione di report, aiutando le aziende a migliorare l'efficienza e l'accuratezza dei processi e a ridurre i costi operativi.
5. Aico.ai: Aico.ai è un software di automazione finanziaria intelligente che si concentra sulla semplificazione dei processi di chiusura di fine mese, riconciliazione e reporting finanziario. Sfruttando l'intelligenza artificiale e l'apprendimento automatico, la piattaforma automatizza le attività ripetitive, migliora l'accuratezza dei dati e fornisce approfondimenti finanziari in tempo reale per aiutare le aziende ad accelerare la chiusura finanziaria e migliorare il processo decisionale.
6. Frevvo: Frevvo è un software di automazione dei flussi di lavoro che semplifica la creazione e la gestione di moduli dinamici e flussi di lavoro di approvazione. Offre funzionalità quali la creazione di moduli drag-and-drop, modelli personalizzabili e l'integrazione con vari sistemi, tra cui applicazioni finanziarie ed ERP. Frevvo aiuta le aziende ad automatizzare i processi, a ridurre il lavoro manuale e a migliorare l'efficienza complessiva dei vari reparti, compreso quello finanziario.

Mappate le vostre opportunità di automazione con process intelligence

I team finanziari più importanti utilizzano sempre più spesso il softwareprocess intelligence per identificare e mappare le principali opportunità di automazione dei processi. Mentre process mining si è diffuso nei segmenti della produzione e della vendita al dettaglio, soluzioni software come Finance Process Intelligence di Workfellow rispondono ora specificamente alle esigenze dei team finanziari e delle operazioni.

In genere i clienti aziendali scoprono un risparmio del 20% entro 30 giorni dall'installazione plug-and-play di Workfellow. Leggete il caso di studio di un'azienda di medie dimensioni che si occupa di outsourcing di processi aziendali (BPO) che ha scoperto oltre 2 milioni di euro (2,17 milioni di dollari) di sprechi nei processi.