À mesure que nous avançons dans l'ère numérique, les entreprises de divers secteurs reconnaissent l'importance des données et la manière dont elles peuvent être exploitées pour améliorer l'efficacité opérationnelle. Process mining L'outil de gestion des données joue un rôle crucial à cet égard. Il fournit une vue détaillée et axée sur les données des processus d'entreprise, ce qui vous permet d'approfondir les performances, la productivité et l'efficacité de vos opérations.
Process mining n'est pas une nouvelle technologie. Elle a évolué au fil de décennies de développement et d'innovation. Selon Deloitte, 2 entreprises sur 3 utilisent ou prévoient d'utiliser process mining dans le cadre de leurs activités.1
Pourquoi mettre en œuvre le logiciel process mining ?
Étapes de la mise en œuvre du logiciel Process Mining
La mise en œuvre du logiciel process mining n'est pas une approche unique. Elle varie d'une organisation à l'autre, en fonction de divers facteurs tels que la taille, la complexité et les systèmes existants. Cependant, nous pouvons identifier un ensemble commun d'étapes qui sont souvent impliquées dans ce processus.
1. Identifier le(s) processus à analyser
La première étape de la mise en œuvre du logiciel process mining consiste à identifier les processus que vous souhaitez analyser. Il peut s'agir de l'approvisionnement, de la fabrication, du service à la clientèle ou de tout autre processus commercial. Il est essentiel de bien comprendre les processus de votre entreprise et de savoir où vous pensez que des améliorations peuvent être apportées.
2. Collecter ou intégrer des données
Une fois les processus identifiés, l'étape suivante est la collecte des données. Le logiciel devra avoir accès aux journaux d'événements des systèmes liés aux processus analysés. Il peut s'agir de systèmes ERP, de systèmes CRM, de bases de données, etc. La qualité des données influe directement sur l'efficacité de process mining, il faut donc s'assurer que les données sont complètes et exactes. Dans certains outils process mining , les données peuvent être extraites directement des systèmes sources, tandis que d'autres outils utilisent des fichiers Excel pour l'importation/exportation des données.
Si vous avez des difficultés à accéder aux données sources, envisagez d'utiliser une solution avancée process intelligence telle que Work API.
3. Vérifier la qualité des données
Une fois que les données de votre processus ont été collectées, vous devez souvent vérifier qu'elles sont exactes et fiables. Un prétraitement peut être nécessaire pour nettoyer les données et les rendre aptes à l'analyse. Il peut s'agir de supprimer les valeurs aberrantes, de traiter les valeurs manquantes et de transformer les données dans un format approprié. Il est conseillé d'inclure des experts en la matière dans les exercices de validation des données, afin de s'assurer que les données collectées correspondent aux points de vue réels des personnes qui effectuent le travail.
4. Analyser les données
Une fois les données téléchargées et vérifiées, les algorithmesprocess mining peuvent être exécutés pour produire des visualisations et des analyses. Les algorithmes Process mining sont utilisés dans différents cas d'utilisation pour découvrir des modèles, des dépendances et des tendances dans les données. Vous obtiendrez ainsi une représentation visuelle du processus, ce qui vous permettra de voir où se trouvent les goulets d'étranglement ou les inefficacités.
5. Interpréter les résultats et mettre en œuvre les changements
Enfin, il est temps d'interpréter les résultats et de mettre en œuvre les changements. C'est là que la valeur réelle de process mining entre en jeu. En comprenant où se situent les inefficacités, vous pouvez prendre des décisions éclairées pour améliorer ces domaines.
6. Contrôler et ajuster
La mise en œuvre du logiciel process mining n'est pas une tâche ponctuelle. Il s'agit d'un processus continu qui nécessite un suivi et des ajustements. Vous devrez continuellement collecter des données, les analyser et mettre en œuvre des améliorations sur la base des résultats obtenus. Cela vous permettra de suivre l'évolution de l'environnement de votre entreprise et d'assurer une amélioration continue.
Les clés d'une mise en œuvre réussie de process mining
La mise en œuvre réussie de process mining dans une entreprise peut conduire à des améliorations remarquables de l'efficacité, de la productivité et de la performance globale de l'entreprise. Cependant, pour maximiser ces avantages, il est essentiel de prendre en compte un certain nombre de facteurs qui peuvent influencer le succès de ce voyage de transformation numérique.
Portée du projet. Avant de commencer à mettre en œuvre process mining, il est essentiel de définir la portée du projet. Identifiez les processus qui feront l'objet d'une analyse et les objectifs que vous souhaitez atteindre grâce à cette mise en œuvre. Soyez réaliste et stratégique dans la définition du champ d'application, en vous concentrant sur les domaines dans lesquels process mining peut avoir l'impact le plus significatif.
Qualité des données. Le succès de process mining dépend fortement de la qualité des données avec lesquelles vous travaillez. Assurez-vous que les données sont complètes, exactes et pertinentes pour les processus que vous analysez. Demandez-vous également si vos systèmes informatiques existants peuvent fournir les données nécessaires dans un format accessible.
Compatibilité de l'infrastructure informatique. Évaluez la compatibilité de votre infrastructure informatique actuelle avec le logiciel process mining choisi. Le logiciel doit s'intégrer de manière transparente à vos systèmes existants afin de garantir une collecte et un transfert de données sans heurts.
L'adhésion des parties prenantes. La mise en œuvre d'un nouveau logiciel, en particulier d'un logiciel susceptible de transformer les opérations, nécessite l'adhésion d'un grand nombre de parties prenantes. Les parties prenantes, de la direction générale aux employés qui utiliseront le logiciel, doivent en comprendre les avantages et s'engager à en assurer le succès.
Formation et assistance. Votre équipe doit savoir utiliser le logiciel process mining . Investissez dans une formation adéquate pour vous assurer qu'ils peuvent utiliser l'outil efficacement. Tenez également compte du niveau d'assistance offert par le fournisseur du logiciel pour les problèmes techniques qui pourraient survenir.
Conformité et sécurité. Assurez-vous que le logiciel choisi respecte les normes de conformité de votre organisation et qu'il dispose de solides mesures de sécurité des données. N'oubliez pas que process mining implique l'analyse de données commerciales potentiellement sensibles, et qu'il est donc essentiel d'empêcher tout accès non autorisé ou toute atteinte à la sécurité des données.
Suivi et amélioration continus. La mise en œuvre ne s'arrête pas une fois que le logiciel est opérationnel. Elle nécessite un suivi et une amélioration continus. Analysez en permanence les résultats, procédez aux ajustements nécessaires et recherchez des moyens d'améliorer encore les processus.
L'évolutivité. Enfin, tenez compte de l'évolutivité du logiciel. Au fur et à mesure que votre organisation se développe, vos besoins en matière de process mining augmentent également. Choisissez une solution capable de s'adapter à cette croissance et d'évoluer avec votre entreprise.
La mise en œuvre du logiciel process mining dans une entreprise peut être une entreprise considérable, mais si l'on tient compte de ces facteurs, il s'agit d'un investissement qui peut rapporter des dividendes importants. Alors que les entreprises continuent de naviguer dans l'ère numérique, des outils tels que process mining deviendront de plus en plus cruciaux pour atteindre l'excellence opérationnelle.
Défis communs à la mise en œuvre de process mining
Bien que la mise en œuvre de process mining puisse apporter des avantages substantiels, les organisations rencontrent souvent plusieurs défis communs. L'une des principales difficultés consiste à garantir la qualité et l'exhaustivité des données, car des données incomplètes ou inexactes peuvent nuire considérablement à l'exactitude des résultats de process mining .
Un autre défi courant consiste à obtenir l'adhésion totale des parties prenantes, en particulier de celles qui seront les plus touchées par les changements que process mining pourrait apporter. Les questions techniques, telles que l'intégration du logiciel process mining dans les systèmes informatiques et les sources de données existants, peuvent également poser problème.
Les organisations peuvent également avoir du mal à former leur personnel à l'utilisation efficace et efficiente des nouveaux logiciels. Enfin, les questions de conformité et de sécurité peuvent constituer des défis, en particulier dans les secteurs où les réglementations en matière de données sont strictes. Chacun de ces défis doit être soigneusement abordé pour garantir une mise en œuvre réussie de process mining .
Le bilan
La mise en œuvre du logiciel process mining peut changer la donne pour de nombreuses organisations. Il offre un niveau de visibilité sur les processus qui était auparavant impossible, ce qui permet aux entreprises de repérer les inefficacités et d'optimiser les processus. En suivant les étapes décrites ci-dessus, votre organisation peut exploiter la puissance de process mining et commencer à en récolter les fruits.
