Principaux outils et technologies d'automatisation des processus financiers (2024)

Imaginez une fin de mois dans l'équipe financière où tout se passe comme prévu et où l'automatisation prend en charge les tâches manuelles les plus répétitives. Pas de notifications Slack urgentes, pas de stress, juste des processus fluides. 😅

Dans la plupart des entreprises, la fin du mois n'est pas comme ça. De nombreuses équipes financières sont surchargées par le poids d'attentes croissantes et de flux de travail, d'outils et de processus inefficaces. Une étude récente menée par Workfellow a révélé qu'un employé moyen d'un service financier fait plus de 1 000 copier-coller par semaine et consacre 50 % de son temps à des tâches répétitives.

En réponse à ce défi, l'automatisation des processus financiers vient à la rescousse. Dans cet article, nous partagerons les éléments clés que les responsables financiers doivent connaître, y compris les avantages, les opportunités et les défis de l'automatisation dans la finance.

Qu'est-ce que l'automatisation des processus ?

L'automatisation des processus est l'utilisation de la technologie pour automatiser les tâches répétitives ou manuelles afin d'accroître l'efficacité et de gagner du temps. Dans la fonction financière, l'automatisation des processus permet de rationaliser les opérations, de réduire les coûts et d'améliorer la prise de décision.

En termes simples, l'automatisation des processus financiers consiste à éliminer le travail inutile dans vos processus financiers, mais qu'est-ce qui ne va pas avec les processus financiers en premier lieu ?

Parmi les défis régulièrement reconnus, on peut citer

Des processus inefficaces. De nombreuses tâches financières sont encore effectuées manuellement, ce qui entraîne d'énormes coûts irrécupérables et des difficultés à maintenir des processus efficaces.

Trop de travail répétitif. Les opérations financières comportent encore de nombreuses tâches et processus répétitifs. Les équipes financières perdent environ 10 % de leur temps à se connecter et à copier des informations d'un système à l'autre.

Lenteur des approbations. De nombreux processus financiers dépendent d'interventions manuelles, telles que les approbations des gestionnaires, ce qui pose des problèmes en termes de temps de traitement et de respect des délais.

Des données et des rapports peu fiables. Lorsqu'une grande partie des rapports financiers se fait encore sous forme de feuilles de calcul compilées à partir de données provenant de différents systèmes sources.

Avantages de l'automatisation des processus financiers

L'automatisation offre de nombreux avantages aux entreprises et aux particuliers dans la gestion de leurs activités financières. Voici quelques-unes des principales raisons pour lesquelles l'automatisation est essentielle dans le domaine financier :

• Améliorer la rapidité et l'efficacité. L'automatisation permet de rationaliser et d'accélérer les différents processus financiers, en réduisant le temps et les efforts nécessaires à l'accomplissement des tâches. Cela permet aux entreprises de fonctionner de manière plus efficace et d'allouer les ressources de manière plus efficiente.
• Améliorer la précision et le détail. L'automatisation réduit le risque d'erreur humaine dans les tâches financières, telles que la saisie de données, les calculs et l'établissement de rapports. Cela permet d'obtenir des données financières plus précises et d'améliorer la prise de décision.
• Réduire les coûts. En automatisant les tâches répétitives et manuelles, les entreprises peuvent réduire les coûts de main-d'œuvre et minimiser le besoin de personnel supplémentaire. L'automatisation permet également de réduire le risque d'erreurs coûteuses, ce qui contribue encore à la réduction des coûts.
• Évolutivité rapide. Les systèmes automatisés peuvent facilement gérer des charges de travail accrues à mesure que les entreprises se développent, sans qu'il soit nécessaire de recourir à du personnel supplémentaire. Cela permet aux entreprises de faire évoluer leurs opérations financières de manière plus efficace, en s'adaptant à la croissance et à l'expansion.
• Gagner du temps. En automatisant les tâches financières de routine, les entreprises peuvent libérer leurs équipes financières pour qu'elles se concentrent sur des activités plus stratégiques, telles que la planification financière, la gestion des risques et le développement commercial. Cela favorise l'innovation et l'avantage concurrentiel.

Quels sont les principaux processus financiers que vous pouvez automatiser ?

En règle générale, tout processus financier nécessitant un travail manuel et répétitif peut être automatisé. Parmi les exemples notables, on peut citer les comptes fournisseurs, les comptes débiteurs, les rapprochements, les approbations de dépenses, la paie, les prévisions financières et les rapports.

Voici quelques-uns des principaux processus financiers qui peuvent être automatisés :

1. La comptabilité fournisseurs (AP) et la comptabilité clients (AR): L'automatisation peut rationaliser le traitement des factures, l'approbation des paiements et la gestion des fournisseurs, réduisant ainsi la saisie manuelle des données et améliorant la gestion des flux de trésorerie. Elle peut également automatiser la facturation des clients, le traitement des paiements et le recouvrement, garantissant ainsi des transactions précises et en temps voulu.
2. Rapprochement bancaire: Les outils automatisés de rapprochement bancaire peuvent faire correspondre les transactions enregistrées dans le système comptable avec celles des relevés bancaires, ce qui réduit considérablement le temps et les efforts nécessaires à cette tâche. Cela permet également d'identifier plus rapidement les divergences et les fraudes potentielles.
3. Gestion des dépenses: L'automatisation peut aider les entreprises à suivre et à gérer les dépenses des employés, telles que les voyages, les repas et les fournitures de bureau. En utilisant un logiciel de gestion des dépenses, les entreprises peuvent automatiser la création des notes de frais, les flux de travail d'approbation et les processus de remboursement.
4. Traitement de la paie: L'automatisation du traitement de la paie peut aider les entreprises à calculer les salaires, les déductions et les impôts des employés avec plus de précision et d'efficacité. Cela inclut le suivi des heures de travail, la gestion des demandes de congés et le respect de la législation du travail et des réglementations fiscales locales.
5. Rapports financiers: Les outils de reporting financier automatisés peuvent générer des états financiers, des rapports budgétaires et d'autres documents financiers avec une intervention humaine minimale. Cela permet aux entreprises de gagner du temps, d'améliorer la précision et de maintenir la cohérence de leurs rapports.
6. Budgétisation et prévisions: Les outils d'automatisation peuvent aider les entreprises à établir des budgets, à suivre les dépenses et à prévoir les recettes avec plus de précision en utilisant des données historiques et des algorithmes avancés. Cela permet d'améliorer la planification financière et la prise de décision.
7. Conformité et gestion des risques: L'automatisation des processus de conformité et de gestion des risques peut aider les entreprises à surveiller et à traiter les risques potentiels, tels que la fraude et le non-respect des réglementations. Il s'agit notamment d'automatiser les audits internes, de suivre les modifications réglementaires et de gérer la documentation.

L'automatisation des processus financiers clés peut considérablement améliorer l'efficacité, la précision et la rentabilité des entreprises. En tirant parti des outils et des technologies d'automatisation, les entreprises peuvent libérer leurs équipes financières pour qu'elles se concentrent sur des tâches plus stratégiques, ce qui se traduit en fin de compte par une amélioration des performances financières et de la croissance.

Outils d'automatisation des processus financiers à envisager

Il existe de nombreuses solutions logicielles qui permettent l'automatisation des processus financiers, aidant ainsi les entreprises à rationaliser leurs opérations et à améliorer leur efficacité. Voici six solutions logicielles populaires :

1. Spendesk: Spendesk est un logiciel de gestion des dépenses qui aide les entreprises à contrôler et à suivre les dépenses de leurs employés. Il offre des fonctionnalités telles que des cartes de paiement virtuelles et physiques, des informations sur les dépenses en temps réel et des politiques de dépenses personnalisables. La plateforme simplifie les flux d'approbation des dépenses, la gestion des reçus et les rapports de dépenses, rationalisant ainsi le processus global de gestion des dépenses.
2. Snowfox.ai: Snowfox.ai est un logiciel de prévision financière et de budgétisation alimenté par l'IA qui aide les entreprises à créer des plans financiers fondés sur des données. En analysant les données historiques et en utilisant des algorithmes d'apprentissage automatique, il fournit des prévisions de revenus et de dépenses précises, aidant les organisations à prendre des décisions financières éclairées et à améliorer leurs processus de budgétisation.
3. Basware: Basware est une solution logicielle complète d'approvisionnement à paiement et de facturation électronique qui rationalise les processus d'approvisionnement, de comptabilité fournisseurs et financiers. Elle offre des fonctionnalités telles que la gestion des fournisseurs, l'approvisionnement en ligne, l'automatisation des factures et le traitement des paiements. La plateforme aide les entreprises à améliorer la visibilité de leurs opérations financières, ce qui leur permet de prendre de meilleures décisions et de réaliser des économies.
4. SolveXia: SolveXia est un logiciel d'automatisation des processus d'entreprise et d'analyse des données qui automatise les tâches répétitives et manuelles dans les services financiers et autres. Il offre des fonctionnalités telles que la transformation des données, l'automatisation des flux de travail et la création de rapports, aidant ainsi les entreprises à améliorer l'efficacité et la précision de leurs processus tout en réduisant leurs coûts opérationnels.
5. Aico.ai: Aico.ai est un logiciel intelligent d'automatisation financière qui se concentre sur la rationalisation des processus de clôture de fin de mois, de rapprochements et de rapports financiers. En s'appuyant sur l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique, la plateforme automatise les tâches répétitives, améliore la précision des données et fournit des informations financières en temps réel pour aider les entreprises à accélérer leur clôture financière et à améliorer la prise de décision.
6. Frevvo: Frevvo est un logiciel d'automatisation des flux de travail qui simplifie la création et la gestion de formulaires dynamiques et de flux de travail d'approbation. Il offre des fonctionnalités telles que la création de formulaires par glisser-déposer, des modèles personnalisables et l'intégration avec divers systèmes, y compris les applications financières et ERP. Frevvo aide les entreprises à automatiser les processus, à réduire le travail manuel et à améliorer l'efficacité globale des différents départements, y compris le département financier.

Cartographiez vos possibilités d'automatisation avec process intelligence

De plus en plus d'équipes financières de premier plan utilisent le logicielprocess intelligence pour identifier et cartographier leurs principales possibilités d'automatisation des processus. Alors que process mining a été populaire dans les secteurs de la fabrication et de la vente au détail, des solutions logicielles telles que Finance Process Intelligence de Workfellow répondent désormais spécifiquement aux besoins des équipes financières et des opérations.

En général, les entreprises clientes réalisent environ 20 % d'économies dans les 30 jours suivant l'installation plug-and-play de Workfellow. Lisez l'étude de cas sur la façon dont une entreprise moyenne d'externalisation des processus d'affaires (BPO) a découvert plus de 2 millions d'euros (2,17 millions de dollars) de gaspillage de processus.